Главная страница

Вовкотруб,Феонова - Архивоведение. Учебное пособие пенза 2005 2 2 Содержание


Скачать 0,97 Mb.
НазваниеУчебное пособие пенза 2005 2 2 Содержание
АнкорВовкотруб,Феонова - Архивоведение.pdf
Дата29.06.2018
Размер0,97 Mb.
Формат файлаpdf
Имя файлаVovkotrub_Feonova_-_Arkhivovedenie.pdf
оригинальный pdf просмотр
ТипУчебное пособие
#14017
страница14 из 15
Каталогtopic35831937_29762058

С этим файлом связано 49 файл(ов). Среди них: Blok_M_Apologia_istorii_ili_Remeslo_istorika.pdf, KNR_-_Kratkiy_istoricheskiy_ocherk_1949-1979_gg__M__1980.pdf, Nepomnin_O_E_-_Istoria_Kitaya_KhKh_vek_-_2011.djvu, latin.djvu, Gorbachev_M_S_-_Zhizn_i_reformy_V_dvukh_knigakh_Kn_2_-_1995.pdf, XXVII_sezd_Materialy_1986.djvu, Obrazy_vremeni_M__2010.pdf, Assman_A_Dlinnaya_ten_proshlogo_M__2014.pdf, Ukrayinska_derzhava_drugoyi_polovini_XVII_XVIII_st_politika_susp и ещё 39 файл(а).
Показать все связанные файлы
1   ...   7   8   9   10   11   12   13   14   15
тематические,
генеалогические и запросы социально-правового характера.
Тематический запрос — запрос о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию или факту. Разновидностью тематического запроса является биографический запрос, по которому устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни конкретного лица, уточняются факты его биографии.
Генеалогический запрос — запрос, выражающий потребность в документной информации, устанавливающей родство, родственные связи двух или более лиц, историю семьи, рода.
Запрос социально-правового характера — запрос конкретного лица или организации, связанный с обеспечением прав и законных интересов граждан.
Информационные документы архива:
Архивная справка — официальный документ архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена
Архивная копия — официальный документ архива, дословно воспроизводящий машинописным, фотографическим, электрографическим или иным способом, в том числе переданный по другим информационным каналам, текст документа, с указанием его поисковых данных.
Архивная выписка — официальный документ архива, дословно воспроизводящий часть текста документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием поисковых данных документа.
Информационное письмо — письмо, составленное архивом по своей инициативе или по запросу пользователя, содержащее информацию об имеющихся в архиве документах по определенной проблеме, теме.
Тематический перечень документов — систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков документов, единиц хранения, единиц учета по определенной теме (вопросу) с указанием их дат и поисковых данных, составленный по инициативе архива или по запросу пользователя.

116 116
Тематическая подборка копий документов — систематизированный комплект копий документов или их частей (фрагментов) по определенной теме (вопросу), подготовленный архивом по запросу пользователя или в инициативном порядке. Тематическая подборка должна иметь титульный лист, перечень документов и при необходимости историческую справку по теме запроса.
Информационное обеспечение пользователей предусматривает выявление архивом запрашиваемой ими информации по документам, подготовку и предоставление пользователям соответствующих информационных документов; оно проводится в плановом или оперативном порядке на основе запросов органов государственной власти, местного самоуправления, государственных и негосударственных организаций, общественных объединений, граждан, а также по договорам с юридическими и физическими лицами.
Архив организует прием и рассмотрение запросов граждан в установленном законодательством порядке.
Исполнение запросов в архиве организуется при наличии в запросе названия организации (для граждан — фамилии, имени и отчества), почтового адреса, темы (вопроса), хронологических рамок запрашиваемой информации.
Архив осуществляет прием граждан в приемных и столах справок. Учет граждан, лично обратившихся в архив, ведется в специальном журнале .
Прием проводится в установленные дни и часы. Руководство архива несет личную ответственность за организацию приема и рассмотрения запросов граждан.
Запросы организаций и граждан рассматриваются руководством архива, направляются на исполнение в соответствующее подразделение или непосредственно исполнителю, и должны исполняться по всем, хранящимся в архиве документам и печатным изданиям, относящимся к предмету запроса.
При поступлении непрофильного запроса архив направляет его по месту хранения запрашиваемых документов или дает организациям и гражданам соответствующие рекомендации.
Запросы органов государственной власти, местного самоуправления, административных органов, связанные с исполнением ими своих функций, архив рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательством сроки или обозначенные в запросе. Исполнение таких запросов осуществляется, как правило, на безвозмездной основе .
Архив проводит работу по исполнению тематических запросов пользователей в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора) или безвозмездно. Сроки и стоимость работ по исполнению запросов пользователей согласовываются с ними.
При необходимости проведения поиска по значительному комплексу документов и организации их копирования архив письменно сообщает пользователю о промежуточных результатах работы

117 117
В результате проведенных работ архив направляет пользователям: информационные письма, тематические перечни и подборки копий документов, архивные справки и выписки. К тематическим перечням и подборкам копий документов прилагаются сопроводительные письма, подписанные руководством архива. Вид информационного документа, подготовляемого архивом по запросу пользователя, согласовывается с ним, если об этом не указано в запросе.
К запросам социально-правового характера относятся запросы о подтверждении трудового стажа и размера заработной платы, службы в воинских частях и формированиях, о состоянии здоровья, награждении, присвоении званий, получении образования, применении репрессий, об актах гражданского состояния и т.п..
В архивную справку о подтверждении трудового стажа включаются данные только за то время, за которое имеются сведения в документах архива.
При этом приводится точное название должнос- ти, которую занимал гражданин, и период его работы в этой должности.
Имеющиеся в личных делах листки по учету кадров, анкеты, автобиографии, собственноручно составленные гражданином, на которых отсутствуют отметки о проверке имеющихся в них сведений на основании представленных подлинных документов или справок, не могут служить основанием для выдачи архивных справок о трудовом стаже. При необходимости содержащиеся в них сведения письменно сообщаются гражданину. В качестве документов, подтверждающих трудовой стаж, для составления справки при отсутствии приказов по кадровым вопросам (по личному составу) используются приказы по основной деятельности, лицевые счета, расчетные книжки, членские билеты профсоюзов, учетные и отчетные карточки членов КПСС и ВЛКСМ (при наличии отметок о выплате членских взносов с заработной платы или стипендии).
В справку для назначения или пересчета пенсии включаются сведения в порядке, определяемом органом, осуществляющим пенсионное обеспечение граждан.
Размер заработной платы указывается в справке в соответствии с масштабами цен, действовавших в тот период, за который запрашиваются сведения.
Сведения о заработке включаются в справку так, как они изложены в документах архива. Данные приводятся раздельно за каждый год, без суммирования в пределах года. Расчет среднемесячного и среднегодового заработка архивом не производится.
При отсутствии документов о заработной плате должностной оклад может быть установлен на основании штатного расписания орга- низации за соответствующий период, другие выплаты — на основа- нии приказов по кадровым вопросам или по основной деятельности.
В справке об образовании при отсутствии в документах сведений об окончании гражданином учебного заведения указывается, на каком курсе или в каком классе он учился.

118 118
В справку о награждении, полученном в соответствии с решениями местных органов исполнительной власти, включаются сведения, содержащиеся в списках награжденных, подписанных руководством организации и официально утвержденных местным органом исполнительной власти, а также сведения о соответствующем приказе вышестоящей организации.
В справку о подтверждении фактов получения травмы, несчастном случае на производстве, нахождении на излечении вклю- чаются сведения, содержащиеся в актах о несчастных случаях, кни- гах учета и регистрации аварий, катастроф, делах по расследованию причин аварий и катастроф, а также в документах обкомов, горко- мов профсоюзов и профсоюзных организаций соответствующих организаций.
При исполнении повторных запросов или составлении по просьбе гражданина справки, аналогичной ранее выданной, архив проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений, включает их в повторно выдаваемую архивную справку.
Срок исполнения запросов социально-правового характера по документам архива не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. С разрешения руководства архива этот срок может быть при необходимости продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя. Срок исполнения запросов по научно- справочному аппарату архива (каталогам, базам данных и др.) — не более 15 дней с момента регистрации запроса.
Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие архивы или организации, а также информирование об этом заявителя должны быть осуществлены в 5-дневный срок с момента поступления запроса в архив.
Архивы исполняют запросы социально-правового характера, каса- ющиеся обеспечения прав российских и иностранных граждан, а так- же лиц без гражданства, проживающих за рубежом, в порядке, опре- деленном Федеральной архивной службой России и МИД России
Координацию работы по организации исполнения данной катего- рии запросов в архивах осуществляет Федеральная архивная служба России.
Порядок исполнения генеалогических запросов
Архивы исполняют генеалогические запросы, поступающие от граждан, генеалогических обществ и других организаций в порядке выполнения платных услуг или в соответствии с договорами, заключенными с ними. Генеалогические запросы могут исполняться как в отношении заявителей, так и третьих лиц в установленном порядке.
Информация заявителю представляется в форме родословного древа, генеалогической росписи, генеалогической таблицы или архивных справок, выписок или копий документов, устанавливающих родственные связи.

119 119
Оформление
архивных
справок,
архивных
выписок
и
архивных копий
Архивные справки, архивные выписки и машинописные копии составляются на бланке архива с обозначением названия документа
«Архивная справка», «Архивная выписка» и «Архивная копия».
Изложение текста в справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов документов и их дат. В справке допускается цитирование документов. Наименование организации, где работал или учился гражданин, в тексте справки при первом упоминании приводится полностью, при повторных упоминаниях допускается применение официальных сокращений.
Несовпадение отдельных данных документов архива со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в документах. В справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в документах архива, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»).
Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну справку. В случаях, если сведения не умещаются на одном листе, включая его оборотную сторону, справка продолжается на втором и последующих листах.
В примечаниях по тексту архивной справки, выписки или машинописной копии документа оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения документа места текста оригинала («Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво»).
В тексте архивной справки не допускаются комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию документов, на основании которых составлена справка.
В конце справки приводятся поисковые данные документов, послуживших основанием для ее составления (номера фондов, описей, дел и листов документов), вид научно-справочного аппарата. Возможно включение поисковых данных документа в текст справки после изложения каждого факта или события.
В справке, предназначенной для направления за рубеж, поисковые данные документов не указываются. В случае необходимости допол- нительные сведения приводятся в сопроводительном письме архива.
Все листы справки должны быть скреплены и на месте скрепления заверены печатью архива.
Архивная справка, предназначенная для использования на территории
Российской Федерации, подписывается руководством архива, исполнителем и заверяется печатью архива. Архивная справка, предназначенная для

120 120
направления за рубеж, подписывается руководством архива и заверяется печатью с изображением государственного герба Российской Федерации.
К архивной справке могут прилагаться копии документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.
Архивные справки, направляемые в государства, подписавшие
Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением специального штампа — «апостиля». На справках, составленных архивом, апостиль проставляется руководством вышестоящего органа управления архивным делом.
При отсутствии в архиве документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке архива составляется ответ с изложением причин отсутствия документов, содержащих запрашиваемые сведения, и даются необходимые рекомендации.
В случае утраты документов, содержащих запрашиваемые сведения, архив выдает справку о причинах их утраты, при необходимости заверенную печатью архива.
В архивной выписке название документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текста документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу, причем связность содержания и точный смысл каждого извлечения не должны нарушаться.
Начало и конец каждого извлечения, а также пропу- ски в тексте документа отдельных слов обозначаются многоточием.
В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала документа, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения документа и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, могут оговариваться словами «Так в тексте оригинала», «Так в документе». При необходимости указываются внешние особенности оригинала: писчий материал, формат бумаги, наличие миниатюр, печатей, водяных знаков и др. После текста архивной выписки указываются поисковые данные.
Идентичность выданных по запросам архивных выписок и машинописных копий документов удостоверяется подписью исполнителя и печатью архива.
При изготовлении ксеро- и фотокопий архивных документов бланк архива не используется.
На обороте каждого листа копии документов проставляются поис- ковые данные документа. Все листы копии документа должны быть скреплены и на месте скрепления заверены печатью архива и подписью исполнителя. Копии документов, предназначенные для направления за рубеж, заверяются печатью с изображением государственного герба
Российской Федерации и подписью руководства архива.
Архив выдает архивные справки, архивные выписки и ар- хивные копии под расписку при предъявлении паспорта или иного

121 121
удостоверяющего документа, доверенным лицам — при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке.
Получатель архивной справки расписывается на копии справки, архивной выписки или на обороте сопроводительного письма к копии документа, указывая дату их получения.
Заверенная апостилем архивная справка, архивная выписка или архивная копия, предназначенная для направления за рубеж, выдается при предъявлении квитанции об уплате государственной пошлины.
Архивные справки, архивные выписки, архивные копии и ответы на запросы высылаются по почте простыми письмами.
Выдача подлинных личных документов
Подлинные личные документы могут изыматься из дел и выдаваться их владельцам, родственникам или доверенным лицам по их письменным заявлениям с разрешения руководства архива.
Выдача подлинных документов об актах гражданского состояния
(рождения, смерти, регистрации брака и др.) проводится по согласованию с органами ЗАГСа.
Реабилитированные лица, проходившие в качестве обвиняемых
(подсудимых, осужденных) или их родственники, а также лица, в отношении которых осуществлялись фильтрационно-проверочные мероприятия, или их родственники имеют право на получение подлинников сохранившихся в делах документов творческого характера, в том числе рукописей, фотографий, писем и других личных документов.
С изымаемых документов, дел, как правило, делаются копии и приобщаются к делам, фондам. Изъятие подлинных личных документов, а также их замена на копии отражается в листах-заверителях дел, в описях.
Выдача подлинных личных документов оформляется распиской заявителя, актом об изъятии из дел подлинных документов, которые вместе с документами, на основании которых произведены изъятия, включаются в дело фонда.
Инициативное информирование пользователей
Инициативное информирование органов государственной власти, местного самоуправления, государственных, негосударственных и об- щественных организаций, объединений осуществляется путем напра- вления им информационных писем или других информационных документов. Формы и тематика инициативных информационных документов архива должны быть ориентированы на обеспечение приоритетных направлений государственного управления и местного самоуправления, экономической и социально-культурной сфер, соответствовать профилю деятельности потенциального пользователя (заказчика) документной информации.
Планирование работы по инициативному информированию осуществляется на основе изучения перспективных программ развития, планов работы потенциальных пользователей, информации, полученной в

122 122
пресс-службах или других соответствующих структурах этих органов и организаций, календарей знаменательных и памятных дат.
Работа читального зала архива
Для информационного обслуживания пользователей в архиве дей- ствует читальный зал, просмотровый зал, комната прослушивания фонодокументов, имеющие техническое оборудование, необходимое для работ с микрокопиями документов, аудиовизуальными и машиночитаемыми
(электронными) документами.
Порядок работы пользователей с документами в читальном зале архива, их права и обязанности определяются Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской
Федерации. Архив обязан ознакомить пользователей с этими Правилами или правилами, разработанными архивом на их основе.
Архив, исходя из конкретных возможностей обслуживания опре- деленного количества пользователей, может устанавливать очередность и время посещения ими читального зала.
В случаях повреждения пользователями архивных документов, технического оборудования и имущества архив действует в установленном порядке.
Архив предоставляет для пользования всем юридическим и физическим лицам открытые документы Архивного фонда Российской
Федерации и справочники к ним.
Архив не вправе ограничивать или определять пользователям условия использования документной информации, полученной ими в результате самостоятельного поиска или предоставленной ему в порядке оказания платных услуг, кроме случаев, предусмотренных законодательством
Российской Федерации или оговоренных в договорах по информационному обслуживанию.
Архив обеспечивает в установленном порядке доступ поль- зователей к секретным, частично секретным и конфиденциальным документам, базам и банкам данных с учетом ограничений, установленных законодательными и нормативными правовыми актами Российской
Федерации.
Архив дает пользователю соответствующие разъ- яснения или выдает копии части дела, документа, не содержащие указанных сведений, а также предупреждает пользователя о его ответственности за сохранение государственной тайны, конфиденциаль- ных сведений, содержащихся в документах, в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Ознакомление с секретными документами в установленном порядке осуществляется в специальном читальном зале или специально выделенном помещении под контролем работника архива, допущенного к работе с секретными документами.
Частично рассекреченные дела выдаются пользователям в порядке, установленном для секретных дел.

123 123
Доступ пользователей к документам с пометками «Для служебного пользования» (ДСП), «Конфиденциально» и т.п. осуществляется в порядке, установленном для документов ограниченного доступа, если при передаче дел в архив фондообразователь или ликвидационная комиссия не оговорили особые требования по доступу к данной категории документов.
Архив ограничивает доступ пользователей к документам, со- держащим информацию о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни конкретного лица, если не истек срок в 75 лет с момента создания таких документов. К таким документам и делам относятся: личные, персональные, следственные, судебные дела, документы кадровых служб, персонифицированные материалы переписей, социологических и иных обследований, медицинская документация, личная переписка.
Ограничения на доступ к документам, содержащим информацию о частной жизни граждан, устанавливаются при наборе персональных данных, в совокупности позволяющих идентифицировать личность.
Ограничения на доступ к сведениям о частной жизни ранее 75-ле- тнего срока снимаются в случаях:
– наличия письменного нотариально заверенного распоряжения субъекта персональных данных или его наследника третьему лицу на ознакомление с ними;
– обезличивания персональных данных путем изъятия при копировании той их части, которая позволяет отождествить их с конкретным человеком.
Документы, содержащие персональные данные (фамилия, имя, отчество, год и место рождения (смерти), адрес места жительства, служебные должности, сведения о профессии и иные сведения, представленные лицом в установленном порядке) архив может выдавать пользователям для проведения статистических, социологических, демографических, и других научных и практических исследований, составления биобиблиографических справочников, биографий, публикации документальных изданий при условии соблюдения пользователем прав личности на неприкосновенность частной жизни. Разрешается по запросам организаций выдавать справки, содержащие информацию о служебной и общественной деятельности граждан, для использования их в вышеуказанных целях.
Запрещается без согласия усыновителей, а в случае их смерти, без согласия органов опеки и попечительства выдавать гражданам документы, содержащие сведения об усыновлении; архив также имеет право отказать до истечения 75-летнего срока с момента создания документов в выдаче выписок из книг регистрации актов гражданского состояния, решений судов, органов исполнительной власти и образования, из которых было бы видно, что усыновители не являются кровными родителями усыновленного. В исключительных случаях архив знакомит заинтересованных лиц с записями актовых книг с разрешения руководителя органа записи актов гражданского состояния или органа исполнительной власти субъекта Российской
Федерации. Архив высылает по запросам органов записи актов гражданского

124 124
состояния, опеки, попечительства, правоохранительных органов, нотариата, а также судов и органов юстиции копии записей актов гражданского состояния.
По запросам правоохранительных, антимонопольных органов, органов арбитража, судов, прокуратуры, налоговых служб по делам, находящимся в их производстве, архив предоставляет для по- льзования документы, содержащие коммерческую тайну, хранящиеся в фондах организаций, независимо от их организационно-право- вой формы. Документы, содержащие коммерческую тайну, могут быть выданы также иным пользователям на основании письменного разрешения фондообразователя или его правопреемника.
Доступ и использование документов, на которые распрост- раняется Закон Российской Федерации «Об авторском праве и сме- жных правах» (произведения литературы, искусства, музыкальные произведения и т.д.) и срок действия авторского и смежных прав на которые не истек, осуществляется с разрешения автора или его наследников
(правопреемников). Это требование не распространяется на аудиовизуальные произведения, созданные до введения в действие Закона Российской
Федерации «Об авторском праве и смежных правах» государственными организациями, расположенными на территории Российской Федерации.
Доступ к научно-популярным, документальным фильмам и другим кинодокументам осуществляется по согласованию с правообладателями и с соблюдением авторских и смежных прав, в том числе на основании договоров (соглашений).
Выдача пользователям произведений, перешедших по истечении установленных законодательством Российской Федерации сроков в общественное достояние не ограничивается.
1   ...   7   8   9   10   11   12   13   14   15

перейти в каталог файлов
связь с админом