Главная страница

Вовкотруб,Феонова - Архивоведение. Учебное пособие пенза 2005 2 2 Содержание


Скачать 0,97 Mb.
НазваниеУчебное пособие пенза 2005 2 2 Содержание
АнкорВовкотруб,Феонова - Архивоведение.pdf
Дата29.06.2018
Размер0,97 Mb.
Формат файлаpdf
Имя файлаVovkotrub_Feonova_-_Arkhivovedenie.pdf
оригинальный pdf просмотр
ТипУчебное пособие
#14017
страница7 из 15
Каталогtopic35831937_29762058

С этим файлом связано 49 файл(ов). Среди них: Blok_M_Apologia_istorii_ili_Remeslo_istorika.pdf, KNR_-_Kratkiy_istoricheskiy_ocherk_1949-1979_gg__M__1980.pdf, Nepomnin_O_E_-_Istoria_Kitaya_KhKh_vek_-_2011.djvu, latin.djvu, Gorbachev_M_S_-_Zhizn_i_reformy_V_dvukh_knigakh_Kn_2_-_1995.pdf, XXVII_sezd_Materialy_1986.djvu, Obrazy_vremeni_M__2010.pdf, Assman_A_Dlinnaya_ten_proshlogo_M__2014.pdf, Ukrayinska_derzhava_drugoyi_polovini_XVII_XVIII_st_politika_susp и ещё 39 файл(а).
Показать все связанные файлы
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   ...   15
Раздел 3. Теория и методика архивоведения.
3.1.Организация документов Архивного фонда Российской
федерации.
Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов
Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению;
В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на ее территории архивные фонды и архивные документы независимо от источника их образования, времени создания, вида носителя, места хранения и формы собственности, в том числе поступившие на законном основании из-за рубежа, а также архивные фонды и архивные документы государственных организаций Российской Федерации, находящихся за границей. Они подлежат постоянному (вечному) хранению на территории
Российской Федерации.
Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской
Федерации производится на основании экспертизы их ценности в установленном порядке.
В составе Архивного фонда Российской Федерации выделяются документы, находящиеся в федеральном ведении, и Архивные фонды субъектов Российской Федерации.
Под организацией документов понимается совокупность административно-правовых и научно-методических решений и технических операций, применяемых к этим документам с учетом их принадлежности к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации и других особенностей, в целях их упорядочения и рационального архивного хранения по обособленным совокупностям архивных фондов.

54 54
Термины "классификация" и «систематизация в архивоведческой литературе синонимы термина «организация». означает разделение предметов какого-либо рода на классы по наиболее существенным, присущим этим предметам признакам. Каждый класс занимает определенное, постоянное место в образующейся системе и, в свою очередь, делится на подклассы. Классификация применяется во всех областях научной и практической деятельности, способствует упорядочению предметов и явлений, тем самым, облегчая процесс иизучения.
В архивной сфере «классификации» и «систематизация» синонимы термина «организация» и представляют собой метод установления исторических, логических и иных связей между документами, метод упорядочения документов с целью их быстрого поиска и эффективного использования.
Организация документов и дел Архивного фонда проводится по трем уровням: классификация документов Архивного фонда РФ в целом, определяющая организацию сети государственных архивов классификация документов в пределах архивов, определяющая организацию материалов по архивным фондам и др. комплексам; классификация документов в пределах архивного фонда или др. комплекса, определяющая конкретные группы материалов.
Был определен еще и четвертый этап - это классификация информации, содержащейся в документах, с целью ее быстрого поиска и использования.
Организация документов на первом уровне, т.е. Архивного фонда лежит в основе построения сети архивов. Признаки классификации, разработанные в конце 50-х годов 20 века оказали влияние на формирование современной сети архивов.
• принадлежность документальных материалов к определенным историческим эпохам,
• принадлежность документальных материалов к учреждениям общесоюзного, республиканского и местного значения;
• принадлежность документальных материалов к определенным административно-территориальным единицам (республикам, краям, областям, округам, районам);
• к определенным отраслям общественной и государственной деятельности
• принадлежность к документации фондообразователя (принцип недробимости архивного фонда)
• способ и техника создания.
Наиболее общим признаком является признак группировки документов по историческим эпохам, который определяет деление: на материалы досоветского периода и материалы советского (или после
1917 г.) Так как произошла ликвидация учреждений буржуазно-помещечьего

55 55
государства и созданы новые учреждения - фондообразователи, в процессе деятельности которых начали образовываться документы советской эпохи.
В соответствии с классификацией документов по историческим эпохам сеть государственных архивов подразделяется на архивы, хранящие документы Советской эпохи – ЦГАНХ, ЦГАСА, документы эпохи капитализма - ЦГЦА, ЦГВИА, документы эпохи феодализма – ЦГАДА.
Важным классификационным признаком документов в пределах АФ является их принадлежность к учреждениям общероссийского, республиканского и местного подчинения. Документы создавались и создаются в различных по значению учреждениях, организациях и предприятиях. К группе документов центрального происхождения были отнесены материалы высших и центральных государственных учреждений, местного происхождения - материалы местных учреждений.
Подобная классификация явилась условием создания сети центральных и местных государственных архивов центральных – Государственный архив
Российской Федерации, Российский государственный архив экономики,
Центр хранения современной документации, Центр хранения документов молодежных организаций.
К документам местного значения относятся документы губернских, уездных, волостных, областных, краевых, окружных, районных и городских, сельских и других государственных учреждений и общественных организаций, а также предприятий местного подчинения, представителей науки, культуры, литературы и искусства. Эти документы хранятся в краевых, областных архивах и их филиалах.
На основе взаимодействия этих признаков проводится распределение документов между субъектами РФ, а в их пределах между другими территориально - административными единицами. Это означает , что каждому городу, району, муниципальному образованию необходимо иметь свой архив, так как в каждой административно-территориальной единице есть учреждения и организации в деятельности которых создаются документы по истории этой территории.
Принадлежность документов к определенным отраслям государственной и общественной деятельности. Этот признак обусловлен тем, что для работы с различными документами требуется специальная подготовка архивистов.
Этот принцип реализуется при создании архивов литературы и искусства, народного хозяйства, военно-исторических. В нашей стране существует ряд архивов хранящих документы определенной отрасли или сферы общественной деятельности: военно-исторический архив, архив Военно-
Морского флота, архив Советской Армии, архив народного хозяйства, Архив литераторы и искусства и т.д. Этот признак был положен в основу организации материалов Государственного архивного фонда еще в первые годы советского архивного строительства, когда документы объединялись по отраслевым секциям: политической, экономической, юридической, историко- культурной и военно-морской.
Способ и техника создания

56 56
В составе архивного фонда России имеется большое количество научно- технической документации, кинофотодокументов, звукозаписи. Их хранение требует особого режима, а изучение невозможно без специальной аппаратуры для просмотра и прослушивания содержания.
Все это привело к необходимости классифицировать документы по способу и технике их создания. Классификация по этому способу позволяет отделить данную документацию от управленческих документов и организовать их обособленное хранение.
С этой целью в нашей стране были созданы: государственный архив научно-технической документации, государственный архив кинофотодокументов, архив звукозаписей и ряд архивов НТД и кинофотодокументов в ряде областей (например, в Самарской области куда мы и сдаем НТД). Появляются уже центры электронной документации.
Изменения произошедшие в стране в начале 90-х годов 20 века, появление различных форм собственности повлияли и на архивную сферу.
Изменилась и организация документов и дел Архивного фонда РФ, теперь она осуществляется по следующим признакам:
1) по формам собственности:
• архивные фонды и документы государственной части Архивного фонда РФ
• архивные фонды и документы федеральной собственности
• архивные фонды и документы собственности субъекта РФ
• архивные фонды и документы, находящиеся в ведении муниципальных образований
• архивные фонды и документы негосударственной части
Архивного фонда.
2) по видам носителей, способам и технике закрепления информации.
Документы государственной части Архивного фонда Российской
Федерации подлежат хранению в государственных архивах, государственных библиотеках и музеях, учреждениях Российской Академии наук, других государственных хранилищах.
Документы, отнесенные к федеральной собственности и находящиеся в исключительном ведении Российской Федерации, хранятся в федеральных архивах, в федеральных государственных библиотеках и музеях, а также в архивах соответствующих федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, учреждениях Российской Академии наук.
В исключительном ведении Российской Федерации находятся документы, хранящиеся и поступающие на законных основаниях в федеральные архивы, федеральные государственные библиотеки и музеи, архивы, библиотеки и музеи учреждений Российской Академии наук от юридических и физических лиц; документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности федеральных органов государственной власти,

57 57
в т. ч. хранящиеся в их архивах в соответствии с соглашениями, заключенными с Федеральной архивной службой России, документы
Генеральной
Прокуратуры
Российской
Федерации,
Центральной избирательной комиссии
Российской
Федерации, государственных внебюджетных фондов, Центрального банка Российской Федерации и других банков, отнесенных к федеральной собственности.
Документы, входящие в состав государственной части Архивного фонда субъекта Российской Федерации и являющиеся государственной собственностью субъекта Российской Федерации, хранятся в архивах, государственных библиотеках и музеях субъекта Российской Федерации, а также в архивах соответствующих органов государственной власти и государственных организаций субъекта Российской Федерации.
Документы негосударственной части Архивного фонда Российской
Федерации, передаваемые их собственниками в архивы в государственную собственность, подлежат обязательному приему на постоянное хранение.
Письменные и графические документы на бумажных носителях хранятся в общих и специализированных архивах и организуются по архивным фондам организаций и физических лиц, их образовавших, а также по архивным коллекциям.
Аудиовизуальные и машиночитаемые (электронные) документы хранятся в специализированных архивах или в специализированных отделах общих архивов.
В зависимости от функционального назначения названные документы составляют две группы.
Первая группа — аудиовизуальные и машиночитаемые (электронные) документы, создаваемые в процессе документирования деятельности фондообразователя (киносъемки торжественных событий, звукозаписи заседаний коллегиальных органов, конференций, кинофотовидеодокументы и звукозаписи личного происхождения и т.п.), включаются в состав архивных фондов соответствующих фондообразователей и отражаются в учетных документах архивного фонда, их физическое хранение обосабливается в соответствии с требованиями обеспечения их сохранности.
Вторая группа — аудиовизуальные и машиночитаемые (электронные) документы, являющиеся результатом целевой производственной деятельности организаций, их создавших (кинофотостудий, студий звукозаписи и т.д.), организуются самостоятельно и хранятся в специализированных архивах или специализированных отделах общих архивов (см. п. 2.5).
3.2. Организация документов в государственных архивах
В архивах документы организуются по исторически и/или логически связанным совокупностям — архивным фондам и архивным коллекциям. По отношению к некоторым специальным видам документов допускается их нефондовая организация .

58 58
Вся совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица — фондообразователя, составляет его документальный фонд. Признаками фондообразователя являются: его организационная (функциональная) обособленность — наличие правового акта о его образовании, регистрации, компетенции, порядке деятельности; самостоятельного баланса (сметы); расчетного счета в банке; штатного расписания, печати, собственных бланков; для физического лица — наличие документов, создаваемых и/или собираемых в процессе его жизни и деятельности.
Часть документального фонда, имеющая историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение и представляющая собой документы, подлежащие постоянному хранению, составляет архивный фонд.
Разновидностями архивного фонда являются:
– архивный фонд организации, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности одного юридического лица;
– архивный фонд личного происхождения, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода;
– объединенный архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более юридических, физических лиц, имевших между собой исторически и/или логически обусловленные связи — однородность и преемственность деятельности, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, местонахождение и др., а для физических лиц — родственные, профессиональные, творческие, деловые связи.
Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и другим).
3.3. Организация документов и дел в пределах архивного
фонда.
Фондирование архивных документов.
Фондирование состоит из определения (уточнения) фондовой принадлежности документов и хронологических границ архивных фондов с целью формирования архивных фондов, объединенных архивных фондов, архивных коллекций.
Работа по фондированию осуществляется в делопроизводстве и архивах организаций — в процессе формирования дел на основе номенклатур дел и отбора документов для передачи на постоянное хранение в архив, а также в государственных архивах — при описании принятых необработанными документов, переработке неудовлетворительно

59 59
составленных описей, при создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций, исправлении ошибок фондирования.
Определение фондовой принадлежности документов заключается в отнесении их к фонду соответствующего юридического или физического лица.
Входящие документы относятся к фонду той организации, которой они получены; их фондовая принадлежность определяется по адресату, регистрационному штампу, резолюции и отметке о направлении документов на исполнение, по содержанию документов.
Копии исходящих документов (отпуски) относятся к фонду той организации, которая является их автором; их фондовая принадлежность определяется по подписям, делопроизводственным пометам, содержанию документов.
Документы внутреннего обращения относятся к фонду той организации, в которой они подготовлены; их фондовая принадлежность определяется по названию организации, подписям, содержанию.
При определении фондовой принадлежности документов личного происхождения принимаются во внимание обращения в письмах
(обозначения адресатов), подписи, почерк, содержание, и т.д.
Документы общественных организаций (профсоюзных и др.), существующих при организациях с момента регистрации этих общественных организаций в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях, при их поступлении на постоянное хранение в архив в государственную собственность могут составлять самостоятельные архивные фонды или присоединяться к фонду соответствующей организации, образуя объединенные архивные фонды.
Дела, которые велись последовательно в двух организациях, включаются в состав архивного фонда той организации, в которой они были закончены производством. В случае ликвидации организации с передачей ее функций вновь созданной организации, законченные производством дела включаются в фонд ликвидированной организации, а незаконченные дела, переданные для окончания производством организации-преемнику, включаются в фонд последней.
Если в составе документов архивного фонда обнаружены ошибочно включенные документы других фондов, они должны быть выделены и присоединены к тем фондам, к которым они относятся.
Объединенные архивные фонды могут быть сформированы из фондов:
– однородных по целевому назначению, функциям одноименных организаций, действовавших на определенной территории;
– руководящего органа и подчиненных ему организаций, действовавших на определенной территории;
органов власти и состоящих при них организаций;
– организаций, объединенных объектом деятельности;

60 60
– последовательно сменявших друг друга организаций, если функции предшественников полностью или частично передавались их преемникам;
– двух или нескольких фондов личного происхождения, если фондообразователи связаны между собой близкими родственными, профессиональными, творческими отношениями.
Не допускается создание объединенных архивных фондов из документов органов представительной и исполнительной власти, предусмотренных Конституцией Российской Федерации 1993 года,
Конституциями, уставами субъектов Российской Федерации, а также из документов этих органов и документов избирательных комиссий по выборам в них.
Архивные коллекции поступают в архив в виде уже сложившихся документальных комплексов или образуются в архиве из отдельных разрозненных документов, имеющих определенные признаки общности, с целью эффективности их учета и использования. Состав коллекции может пополняться поступающими документами. Признаками создания коллекции могут быть: тематический, номинальный, авторский, хронологический, географический и др.
Определение границ архивного фонда
Хронологическими границами архивного фонда являются:
– архивного фонда организации — официальные даты ее образования (регистрации) и ликвидации;
– объединенного архивного фонда — даты образования
(регистрации) наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организаций, документы которых вошли в состав объединенного архивного фонда;
– архивного фонда личного происхождения (семейного, родового)
— даты рождения и смерти физического лица, членов семьи или рода;
– архивной коллекции — даты самого раннего и самого позднего документа. Прежде всего необходимо убедится, что организация может быть фондообразователем. Для этого необходимо определить юридическую самостоятельность организации, признаками которой являются:
• правовой акт об образовании организации;
• самостоятельный баланс, смета, счет в банке;
• штатное расписание;
• самостоятельное ведение делопроизводства(бланк, гербовая печать и др.)
Хронологические границы архивного фонда могут не совпадать с крайними датами документов фонда, если по каким-либо причинам отсутствуют документы начального или завершающего этапов деятельности организации, или в составе фонда находятся более ранние документы, например, переданные для завершения производством дела предшественника, представленные в качестве доказательств документы в

61 61
составе следственных и судебных дел, и др. В фондах личного происхождения крайние даты документов фонда могут отличаться от хронологических границ фонда за счет документов, собранных фондообразователем, связанных с откликами на его смерть, проведением памятно-юбилейных мероприятий и др.
В современных условиях частой реорганизации учреждений задача определения границ архивного фонда является актуальной, потому что необходимо решить вопрос о присоединение новых документов к уже существующему фонду или создавать новый фонд. Границы архивных фондов могут изменяться в по следующим факторам:
-изменение конституционных основ государственности;
-изменение административно-территориального деления;
-изменение формы собственности;
-реорганизация фондообразователя.
Документы высших органов государственной власти, созданных при изменении конституционных основ государства и/или в соответствии с изменениями и дополнениями действующей Конституции Российской
Федерации составляют новые архивные фонды.
Документы законодательных собраний, правительств, администраций, созданных в соответствии с Конституциями, Уставами субъектов Российской
Федерации, составляют новые архивные фонды.
Границы начала вышеназванных архивных фондов определяются с момента создания органов государственной власти Российской Федерации, субъекта Российской Федерации на основе соответствующих актов.
Документы министерств и ведомств, существовавших до и после восстановления государственности России, составляют, как правило, разные архивные фонды.
Документы государственных организаций, осуществляющих свои прежние функции, продолжают ранее принятые от этих организаций архивные фонды.
При изменении статуса субъекта Российской Федерации документы органов государственной власти субъекта Российской Федерации составляют новые архивные фонды, — например, документы Верховного Совета
Республики Хакасия и документы Совета народных депутатов Хакасской автономной области в составе Красноярского края составляют разные архивные фонды.
Документы органов государственной власти и местного самоуправления, образованных в связи с введением нового административно- территориального деления субъектов Российской Федерации или изменением их территориальных границ, составляют новые архивные фонды. Документы органов государственной власти, местного самоуправления, сохранившихся при изменении границ территориальных образований внутри субъектов
Российской Федерации, не образуют новых архивных фондов.
Переименование или преобразование административно- территориальной единицы без существенного изменения ее внутреннего

62 62
деления не является основанием для создания новых архивных фондов из документов соответствующих органов государственной власти и местного самоуправления.
Не образуют новых архивных фондов также документы территориальных объединений общественных организаций (профсоюзных, спортивных, научных, культурно-просветительных и др.) и органов их управления до и после изменения административно-территориального деления.
Документы промышленных и сельскохозяйственных, финансовых, хозяйственных, научных, культурных, медицинских организаций, учебных заведений и др. до и после изменения административно-территориального деления составляют единые архивные фонды.
Не зависит от изменения административно-территориального деления фондирование документов органов управления и учреждений специализированных ведомственных округов (военных и др.).
Документы организаций, перешедших из государственной в частную и иную негосударственную собственность, составляют с момента акционирования, приватизации организаций новые архивные фонды.
Например, документы государственного концерна «Нефтегазстрой» и созданного на его основе акционерного общества «Роснефтегазстрой» составляют разные архивные фонды. Смена собственника организации, без изменения формы собственности, не влечет за собой создания нового архивного фонда.
Документы совместных предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых преобладает доля государственной собственности, образованных на основе государственных организаций, составляют с их документами единые архивные фонды.
Коренное изменение компетенции и функций организации и создание на ее базе новой организации, влечет за собой создание нового архивного фонда. Например, документы созданного в 1966 г. на базе Центральной научно-исследовательской лаборатории
(ЦНИЛ)
Главархива
СССР
Всесоюзного научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) составляют новый архивный фонд. Расширение или сужение круга ведения, объема, прав или территориальных границ деятельности организации без изменения ее первоначального назначения, не является основанием для создания нового архивного фонда, — документы вышеназванного института, преобразованного во Всероссийский научно- исследовательский институт документоведения и архивного дела
Федеральной Архивной службы России, составляют один архивный фонд.
Изменение подчиненности организации, ее структуры, местонахождения, переименование или частичное изменение ее названия, не сопровождающиеся изменением ее первоначальных функций, также не являются основанием для создания нового архивного фонда.

63 63
Документы отделений, дочерних организаций, филиалов составляют единые архивные фонды с документами их основных организаций, если хранятся в одном архиве.
При ликвидации организации с передачей всех или части ее функций одной или нескольким вновь созданным организациям документы каждой новой организации составляют новые архивные фонды.
Документы организаций, прекративших свою деятельность вследствие ликвидации, объединения, разделения или в результате чрезвычайных обстоятельств или стихийных бедствий, а затем восстановленные с теми же функциями, составляют единые архивные фонды.
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   ...   15

перейти в каталог файлов
связь с админом