Главная страница

Вовкотруб,Феонова - Архивоведение. Учебное пособие пенза 2005 2 2 Содержание


Скачать 0,97 Mb.
НазваниеУчебное пособие пенза 2005 2 2 Содержание
АнкорВовкотруб,Феонова - Архивоведение.pdf
Дата29.06.2018
Размер0,97 Mb.
Формат файлаpdf
Имя файлаVovkotrub_Feonova_-_Arkhivovedenie.pdf
оригинальный pdf просмотр
ТипУчебное пособие
#14017
страница8 из 15
Каталогtopic35831937_29762058

С этим файлом связано 49 файл(ов). Среди них: Blok_M_Apologia_istorii_ili_Remeslo_istorika.pdf, KNR_-_Kratkiy_istoricheskiy_ocherk_1949-1979_gg__M__1980.pdf, Nepomnin_O_E_-_Istoria_Kitaya_KhKh_vek_-_2011.djvu, latin.djvu, Gorbachev_M_S_-_Zhizn_i_reformy_V_dvukh_knigakh_Kn_2_-_1995.pdf, XXVII_sezd_Materialy_1986.djvu, Obrazy_vremeni_M__2010.pdf, Assman_A_Dlinnaya_ten_proshlogo_M__2014.pdf, Ukrayinska_derzhava_drugoyi_polovini_XVII_XVIII_st_politika_susp и ещё 39 файл(а).
Показать все связанные файлы
1   ...   4   5   6   7   8   9   10   11   ...   15
3.4. Организация документов в пределах архивного фонда
В пределах архивного фонда учетно-классификационной единицей является единица хранения документов. Единицы хранения должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск и использование.
Единицы хранения систематизируются в пределах фонда согласно схеме систематизации. Систематизация документов фонда проводится в делопроизводстве и в архиве организации при подготовке документов к передаче в государственный архив.
В государственном архиве систематизация производится при составлении и переработке описей.
Схема систематизации единиц хранения является основанием для внутренней организации документов архивного фонда и закрепляется описью
(описями).
Схема систематизации архивного фонда организации может отражать исторически сложившуюся структуру фондообразователя, его функции, состав его фонда (виды и разновидности документов) или важнейшие темы
(вопросы), отраженные в документах фонда.
Распределение единиц хранения внутри фонда по делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих признаков:
– структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);
– хронологического (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);
– функционального, отраслевого, тематического, предметно- вопросного (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения);
– номинального (по делопроизводственной форме — родам единиц хранения, видам и разновидностям документов);
– корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);
– географического
(в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими наименованиями, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты);

64 64
– авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).
Структурный и хронологический признаки применяются в двух вариантах схемы систематизации: хронологически-структурном и структурно-хронологическом.
Хронологически-структурная схема систематизации применяется по отношению к фондам действующих организаций (учитывая дальнейшее пополнение фондов) и ликвидированных организаций с часто менявшейся структурой. По этой схеме единицы хранения группируются прежде всего по времени их создания (годам, периодам), а в пределах каждой хронологической группы — по структурным подразделениям организации.
Например:
1970 г. 1971 г.
Секретариат Управление делами
Плановый отдел Планово-экономическое управление
Финансовый Финансово-счетное управление
И т.д. И т.д.
Структурно-хронологическая схема систематизации применяется по отношению к фондам организаций, имевших стабильную структуру, изменения которой происходили редко и были несложны, а также при систематизации единиц хранения ликвидированных организаций. При систематизации по этой схеме единицы хранения группируются прежде всего по структурным подразделениям фондообразователя, а в пределах каждой структурной группы — по времени формирования единиц хранения.
Например:
1. Канцелярия - 1970 г., 197! г., 1972 г., 1973 г. и т. д.
Общий отдел - 1970 г., 1971 г., 1972 г., 1973 г. и т. д.
Производственный отдел— 1970 г., 1971 г., 1972 г., 1973 г. и т. д.
Если структура фондообразователя подвергалась частым изменениям и он не прекратил своей деятельности, применяется хронологически-структурная схема. Согласно этой схеме дела сначала группируются по годам, а потом по структурным подразделениям.
Хронологически-функциональная или функционально-хронологическая схема систематизации единиц хранения применяются по отношению к фондам организаций с часто менявшейся структурой.
При систематизации единиц хранения по хронологически- функциональной схеме их группировка происходит вначале по хронологическому признаку, а затем по функциям (видам, направлениям деятельности) фондообразователя. При этом подгруппы единиц хранения располагаются с учетом значимости функций фондообразователя
(руководство, финансирование, учет и отчетность и т.д.) или по классификатору документов (дел) самой организации.

65 65
При систематизации единиц хранения по функционально- хронологической схеме они группируются вначале по функциям деятельности фондообразователя, а затем по хронологическому признаку.
Например:
Функционально-хронологическая схема
1. Руководство и контроль—1970 г., 1971 г., 1972 г. и т. д.
2. Планирование- 1970 г., 1971 г., 1972 г. и т, д.
3. Финансирование— 1970 г., 1971 г., 1972 г. и т. д.
Хронологически-функциональная схема
1970 г.
1971 г.
1. Руководство и контроль 1. Руководство и контроль
2. Планирование 2. Планирование
3. Финансирование 3. Финансирование ………
Хронологически-тематическая или тематически-хронологическая схемы систематизации единиц хранения применяются по отношению к небольшим по объему фондам, а также к отдельным архивным коллекциям. В первом случае единицы хранения располагаются сначала по хронологии, и внутри каждого года по отдельным темам (вопросам); во втором случае единицы хранения сначала группируются по темам (вопросам), а затем внутри каждой темы по хронологии.
Хронологически-номинальная и номинально-хронологическая схемы применяются для систематизации единиц хранения фондов бесструктурных организаций, — сначала по хронологии, и внутри каждого года по видам единиц хранения; или же сначала по видам единиц хранения (приказы, протоколы и др.), и внутри каждого вида по хронологии.
Как правило, выделяются в особые группы, систематизируются обособленно и вносятся в отдельные описи документы по личному составу, а также отчеты по научным темам в научно-исследовательских организациях, рукописи в издательствах, истории болезней в медицинских организациях, акты проверок в контрольных органах и т.д.
Схемы систематизации единиц хранения фондов личного происхождения определяются составом фондообразователей (отдельное лицо, семья, род), характером их деятельности, составом и объемом документов фонда. Рекомендуется следующая примерная схема:
1.
Творческие документы (рукописи литературных произведений, статей и исследований, автобиографии, воспоминания, дневники, переводы, выписки, черновые записи, рисунки и др.);
2.
Письма фондообразователя (по адресатам или по тематическому признаку);
3.
Письма фондообразователю;
4.
Документы к биографии фондообразователя (личные документы, материалы служебной и общественной деятельности, о присвоении почетных званий и др.);
5.
Документы имущественно-хозяйственного и бытового характера
(документы о покупке имущества, договоры, записи расходов и др.);

66 66 6.
Документы членов семьи фондообразователя о других лиц, отложившиеся в фонде;
7.
Коллекции.
Внутри каждого раздела примерной схемы единицы хранения группируются по хронологии, алфавиту, теме, видам документов, жанрам произведения в зависимости от их объема и удобства пользования.
Документы семейных и родовых фондов систематизируются вначале по отдельным фондообразователям, документы каждого фондообразователя
— по разделам примерной схемы систематизации. В семейных фондах на первое место выносятся документы основного фондообразователя, затем документы членов семьи в порядке степени родства. В родовых фондах документы располагаются в порядке генеалогической последовательности, причем документы, относящиеся ко всему роду (генеалогические таблицы, имущественно-хозяйственные документы) помещаются в начале.
Единицы хранения, вошедшие в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий и т.д. В пределах каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, выбор схемы систематизации определяется характером деятельности конкретной организации, составом и объемом ее документов. Для фондов однотипных организаций используется одинаковая схема систематизации.
Систематизация документов коллекций определяется тематикой и составом документов. В пределах коллекции документов одного вида
(разновидности) возможна группировка по авторскому признаку с расположением групп единиц хранения в алфавитном порядке названий организаций или фамилий авторов. В пределах коллекции документов, созданной по тематическому признаку, могут быть образованы группы по более общим темам или вопросам, расположенные в порядке их значимости или хронологии. Внутри тематических подгрупп документы могут быть объединены по различным признакам, исходя из их объема и состава.
При распределении единиц хранения в соответствии со схемой систематизации необходимо иметь в виду следующее:
– единицы хранения относятся к тому году, в котором они начаты производством, или в котором поступили в данную организацию
(структурное подразделение) из другой организации (структурного подразделения) для продолжения производства;
– единицы хранения, содержащие планы, отчеты, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления; долгосрочные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы — к последнему году отчетного периода;
– единицы хранения, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены;

67 67
– в пределах года или хронологического периода единицы хранения располагаются по значимости функций организации;
– единицы хранения, представляющие собой личные дела, систематизируются по датам увольнения и алфавиту фамилий.
Группы единиц хранения в пределах последних (завершающих) ступеней систематизации распределяются по их значимости или хронологии.
Машиночитаемые (электронные) документы систематизируются по видам носителей информации (магнитные ленты, лазерные и жесткие диски, компакт-диски, дискеты); внутри видов — по форматам представления информации, и далее — по характеру зафиксированной информации.
П о р я д о к р а с п о л о ж е н и я г р у п п д о к у м е н т о в в пределах фонда. Группы следует располагать от общего к частному, от высшего к низшему, с учетом существующих порядков расположения объектов: систематического
(по значимости объектов), хронологического и алфавитного.
При расположении дел в систематическом порядке они могут следовать по значимости авторов, корреспондентов, содержания, делопроизводственных форм и т.д.
В канцелярии может быть группа дел с различными протоколами.
Внутри этой группы лучше всего расположить дела с учетом значимости авторов протоколов: протоколы совещаний работников сельского хозяйства области; протоколы совещаний работников управления.
Дела с перепиской вопросам могут быть расположены по значимости корреспондентов: переписка с Министерством сельского хозяйства республики; переписка с облисполкомом и др. областными учреждениями; переписка с научными учреждениями.
Дела с годовыми планами можно расположить по значимости содержания планов: годовые планы капитального строительства за счет республиканского бюджета; годовые планы капитального строительства за счет местного бюджета.
Дела, сформированные по однородным видам документов и однородным авторам или учреждениям, рациональнее располагать в хронологическом порядке, так как он наиболее правильно отражает исторический процесс деятельности учреждений и облегчает быстрое нахождение документов. Например, дела с протоколами заседаний (и материалами к ним) правлений колхозов следует располагать в хронологической последовательности заседаний – по датам протоколов.
Кроме того, хронологический порядок расположения желательно применять при наличии группы дел, касающихся одного процесса, явления

68 68
или вопроса, когда возникает необходимость показа последовательности развития этого процесса, явления, вопроса.
Например: материалы о внедрении в земледелие достижений науки и опыта передовых хозяйств (планы, сводки, доклады, информации, описания достижений, акты и др.) и переписка с научными учреждениями, совхозами и колхозами по этому вопросу. 15 января – 11 июня 1978г. то же. 16 июня-18 декабря 1978г.
Алфавитный порядок расположения удобен для определенных категорий дел, когда возникает необходимость привести их в систему, облегчающую быстрое нахождение документов. Этот порядок применяется в том случае, если документы касаются определенных лиц, территорий, корреспондентов и пр., а в заголовках дел отражаются имена, названия учреждений, наименования административно-территориальных единиц, населенных пунктов и т.д. В алфавитной последовательности рекомендуется располагать дела, заведенные по авторскому признаку (например, дела с протоколами заседаний различных сельсоветов), по корреспондентскому признаку (например, дела с планами, отчетами, протоколами заседаний правлений колхозов и перепиской с ними), а также судебные и личные дела.
Кроме того, алфавитный порядок необходим для расположения некоторых материалов в фондах личного происхождения (например, рукописей и писем).
Составление
исторических
справок.
Основной предпосылкой правильного фондирования, разработки схем классификации документов архивного фонда и проведения других работ с документами является изучение истории фондообразователя, историй фонда, состава и содержания его материалов. Результаты этого изучения отражаются в исторической справке о фондообразователе и фонде.
Историческая справка о фондообразователе и фонде необходима: для определения и уточнения состава материалов архивного фонда (в частности, для выявления недостающих, отсутствующих в фонде материалов и их розыска); проведения экспертизы ценности документов фонда; установления системы построения фонда и разработки схемы классификации его документов, для учета документов фонда, создания полноценных архивных справочников, раскрывающих состав и содержание документов фонда (описей, обзоров, каталогов, путеводителей к др.).
Историческая справка о фондообразователе и фонде должна состоять из четырех разделов: истории фондообразователя, истории фонда, характеристики документов фонда, списка использованных источников и литературы.
В первом разделе — история фондообразователя — сжато, точно, с обязательными ссылками на законодательные источники и документы фонда излагается история фондообразователя.
В результате изучения истории фондообразователя, должны быть установлены: крайние даты деятельности фондообразователя, задачи и

69 69
содержание деятельности фондообразователя, ее политическая направленность, масштаб деятельности фондообразователя, место и роль фондообразователя в системе государственного аппарата, в народнохозяйственной или общественно- культурной жизни, организационная структура фондообразователя, ее изменения, условия и обстоятельства, вызвавшие ликвидацию фондообразователя и передачу его функций другому учреждению, особенности организации документов в делопроизводстве фондообразователя.
Во втором разделе — история фонда — приводятся краткие сведения по истории архивного фонда (где, в каких условиях, в каком составе находился фонд до его поступления в архив, время поступления фонда в архив, какие изменения произошли с ним в архиве). В ходе изучения истории фонда необходимо установить: крайние даты документов и количество единиц хранения в фонде; время поступления фонда в. архив и данные по его истории до этого поступления; наличие структурных частей фонда (отделы, отделения и т. п.), крайние даты материалов и количество единиц хранения по каждой части в отдельности; степень сохранности материалов
(по структурным подразделениям фондообразователя); случаи проведения экспертизы ценности документов и количество отобранных к уничтожению дел; наличие утерянных документов и нахождение материалов данного фонда в других фондах или архивах, музеях и библиотеках; наличие документов, имеющих определенную художественную ценность или написанных на иностранных языках; общее состояние материалов фонда, доступность их для использования; состав научно- справочного аппарата к фонду.
Третьим разделом исторической справки является характеристика документов фонда. Эта характеристика должна кратко раскрыть состав и содержание материалов фонда и показать их научно-историческое, практическое и другое значение, по каким темам они были использованы, имеются ли публикации, какие работы написаны на основании этих материалов.
В четвертый раздел — список источников и литературы — вносятся все источники и литература по истории фондообразсвателя и истории фонда, использованные при написании исторической справки.
Сведения, необходимые для составления исторической справки, извлекаются из законодательных материалов, общеисторической литературы, литературы по истории учреждений, из документов фонда, из дела фонда и учетных документов архива, из литературы по истории фонда.
Полная историческая справка, как правило, составляется после приведения в порядок документов фонда, но история фондообразователя должна быть написана раньше, так как определить состав материалов архивного фонда и научно обосновать систему построения фонда невозможно без знания истории фондообразователя. Один экземпляр исторической справки должен храниться в деле фонда.
В результате изучения истории фондообразователей, документы которых предполагается включить в объединенный архивный фонд, должна быть написана историческая справка по истории этих фондообразователей. В ней

70 70
кроме общих законодательных актов и структуры учреждений необходимо показать, что связывает эти учреждения друг с другом, отметить единство состава и содержания материалов, обосновать причины и необходимость создания объединенного архивного фонда, а также указать, на основании каких признаков объединяются архивные фонды.
Перед созданием коллекции документов особое внимание уделяется розыску и установлению сохранности фондов, к которым относятся эти документы, и только в случае отрицательного результата поиска формируется коллекция.
1   ...   4   5   6   7   8   9   10   11   ...   15

перейти в каталог файлов
связь с админом